Unijne rozporządzenie AML 2027: co pośrednicy nieruchomości muszą zmienić do lipca

Kto dziś pośredniczy w sprzedaży mieszkania w Salonikach czy w Kolonii, w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy wciąż stosuje przepisy krajowe. Latem 2027 r. to się zmieni. Zacznie wtedy obowiązywać rozporządzenie unijne, które ustanawia te same podstawowe zasady w każdym państwie członkowskim. Małe biura mają na przygotowania dobre osiem miesięcy. To wystarczy, jeśli zaczną już teraz, a nie dopiero w czerwcu.

Niniejszy artykuł zawiera praktyczne omówienie i nie zastępuje porady prawnej. W sprawach indywidualnych należy zwrócić się do właściwego organu nadzoru, swojej izby lub stowarzyszenia branżowego, a w razie wątpliwości do prawnika.

Co zmienia się w przepisach

Rozporządzenie w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy, w skrócie AMLR, nosi numer (UE) 2024/1624. Jest częścią szerszego pakietu unijnego, do którego należą także nowa dyrektywa AML oraz nowy europejski organ nadzoru AMLA. W codziennej pracy biura najważniejsze jest rozporządzenie. Zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym UE 19 czerwca 2024 r., weszło w życie 9 lipca 2024 r. i będzie stosowane od 10 lipca 2027 r. Z tym samym dniem uchylona zostanie dotychczasowa dyrektywa.

Różnica w stosunku do dyrektywy jest istotna. Rozporządzenia nie trzeba transponować do prawa krajowego, obowiązuje ono bezpośrednio. W przypadku Cypru firma doradcza CX Financia wyraźnie zwraca uwagę, że nie jest potrzebna odrębna ustawa wdrażająca. Mimo to państwa członkowskie mogą w niektórych obszarach utrzymać własne, surowsze przepisy. Ma to znaczenie przede wszystkim w przypadku gotówki.

W Niemczech do 10 lipca 2027 r. nadal obowiązuje ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (GwG). Według artykułu eksperckiego opublikowanego na anwalt.de czynności sprzed tej daty ocenia się według dotychczasowych przepisów. Umowa sprzedaży, w której pośredniczono wiosną 2027 r., nadal podlega więc GwG.

Pośrednicy w Austrii powinni odpowiednio wcześnie ustalić ze swoim organem nadzoru lub izbą, które wymogi krajowe pozostaną w mocy obok AMLR. W Szwajcarii rozporządzenie nie obowiązuje, jednak szwajcarskie biura współpracujące z partnerami w UE odczują tam skutki nowych procedur.

Kogo obejmą obowiązki

Deweloper, który sam sprzedaje mieszkania w swojej nowej inwestycji, niekoniecznie uważa się za pośrednika. Z punktu widzenia przepisów AML może to jednak wkrótce nie mieć znaczenia. Rejencja Düsseldorf (Bezirksregierung Düsseldorf) wyjaśnia w swojej nocie informacyjnej, że od 10 lipca 2027 r. obowiązki dotyczą wszystkich pośredników w obrocie nieruchomościami, niezależnie od tego, jak się nazywają i jaki jest ich główny zawód. W pewnych okolicznościach mogą nimi zostać objęci również deweloperzy.

Ma to konsekwencje dla współpracy z deweloperami lub biurami partnerskimi. Jeśli wspólnie wprowadzacie nieruchomość na rynek, należy wcześniej ustalić, kto przeprowadza którą weryfikację. Obowiązku nie da się po cichu przerzucić na drugą stronę.

Sprzedaż, najem i moment weryfikacji

Według informacji Rejencji Düsseldorf przy pośrednictwie w sprzedaży środki bezpieczeństwa finansowego stosuje się zawsze. Przy najmie mają one zastosowanie dopiero od czynszu miesięcznego w wysokości 10 000 euro, niezależnie od formy płatności. Dwupokojowe mieszkanie za 900 euro miesięcznie pozostaje więc poza zakresem. Penthouse w najlepszej lokalizacji lub większa powierzchnia komercyjna mogą natomiast przekroczyć ten próg.

W codziennej praktyce ciekawsze jest pytanie, kiedy trzeba przeprowadzić weryfikację. Nie każdy zainteresowany, który pyta o szczegóły oferty, musi okazywać dowód osobisty. Zgodnie z motywem 56 AMLR usługi pośrednictwa nabierają znaczenia, gdy tylko staje się jasne, że strony chcą kupić, sprzedać lub wynająć nieruchomość albo podejmują przygotowania w tym kierunku.

W praktyce jest to często moment, w którym potencjalny nabywca po drugiej prezentacji chce dokonać rezerwacji albo pyta o termin u notariusza. Najpóźniej wtedy identyfikacja powinna stać się elementem procesu. Typowym błędem jest odkładanie jej na ostatnią chwilę przed podpisaniem aktu notarialnego. Jeśli wtedy brakuje dokumentów, biuro działa pod presją czasu, a rozmowa z klientem staje się niezręczna.

Konkretny podział weryfikacji po stronie sprzedającego i kupującego warto uzgodnić z organem nadzoru lub stowarzyszeniem branżowym. Rozporządzenie wyznacza ramy, a szczegółowa wykładnia wyklaruje się w najbliższych miesiącach.

Gdy kupuje spółka

Zagraniczni nabywcy kupują czasem mieszkania wakacyjne na Cyprze czy w Hiszpanii za pośrednictwem spółki. Wówczas należy ustalić beneficjentów rzeczywistych i właśnie w tym miejscu AMLR przesuwa próg. Beneficjentem rzeczywistym będzie każdy, kto posiada 25 procent lub więcej. Dotychczas granica wynosiła ponad 25 procent. Spółka z o.o. (GmbH) z czterema wspólnikami posiadającymi po jednej czwartej udziałów mogła według dotychczasowych kryteriów nie mieć ani jednego beneficjenta rzeczywistego z tytułu udziałów. W przyszłości trzeba będzie odnotować wszystkich czterech.

Według przewodnika compliance firmy Shufti Pro własność i kontrolę bada się ponadto niezależnie od siebie. Osoba posiadająca mniej udziałów, która jednak faktycznie decyduje dzięki prawom głosu lub umowom, może mimo to być beneficjentem rzeczywistym. Dla Państwa formularza oznacza to, że proste pole „Wspólnicy powyżej 25%” przestaje wystarczać. Należy pytać o udziały od 25 procent oraz osobno o inne formy kontroli.

Gotówka w transakcjach na rynku nieruchomości

Od 10 lipca 2027 r. podmioty handlowe i usługowe zgodnie z art. 80 AMLR nie mogą przyjmować ani dokonywać płatności gotówkowych powyżej 10 000 euro. Dotyczy to również sytuacji, w których kwota zostaje podzielona na powiązane ze sobą płatności częściowe. Według platformy geldwaeschebeauftragter.com dokładnie 10 000 euro jest jeszcze dozwolone. Obowiązki w zakresie środków bezpieczeństwa finansowego mogą jednak powstać już przy transakcjach gotówkowych od 3000 euro.

Kwota 10 000 euro to górny limit obowiązujący w całej UE, surowsze limity krajowe mogą zostać utrzymane. Według kycnow Grecja dopuszcza płatności gotówkowe tylko do 500 euro. Według Europejskiego Centrum Konsumenckiego w Niemczech w Hiszpanii limit przy płatnościach na rzecz przedsiębiorców wynosi co do zasady 1000 euro. Dla Bułgarii starsze zestawienia również podają limit krajowy, pochodzą one jednak z okresu sprzed wprowadzenia tam euro. Aktualny stan należy sprawdzić we właściwym organie nadzoru lub w stowarzyszeniu branżowym.

Według EVZ Niemcy nie mają dotychczas ogólnego limitu płatności gotówkowych, ale § 16a GwG przewiduje zakaz płatności gotówkowych specjalnie w transakcjach na rynku nieruchomości. Zdaniem onOffice nowy limit unijny nie uchyla po prostu tego przepisu. To, które wymogi krajowe będą obowiązywać dodatkowo od 2027 r., wymaga odrębnej analizy.

Najprościej jest rozliczać bezgotówkowo wszystkie płatności przechodzące przez Państwa biuro, czyli na przykład opłaty rezerwacyjne i prowizję. Kupującym można też wcześnie doradzić, aby również cenę zakupu zapłacili bezgotówkowo. Sposób jej przekazania różni się w zależności od kraju: raz odbywa się za pośrednictwem notariusza, innym razem przez rachunek powierniczy. Klienci z krajów, w których większe płatności gotówkowe są powszechne, mogą się tego nie spodziewać. Jasne zdanie w umowie rezerwacyjnej oszczędzi późniejszych dyskusji.

Przechowywanie dokumentów i ochrona danych

Zgodnie z art. 77 AMLR od lipca 2027 r. dokumentację należy przechowywać przez pięć lat od zakończenia stosunków gospodarczych. Przy jednorazowej sprzedaży koniec ten przypada zapewne blisko finalizacji transakcji. W przypadku wynajmującego, który przez lata wielokrotnie powierza Państwu mieszkania, nie jest to już tak oczywiste. W razie wątpliwości warto to wyjaśnić z organem nadzoru, a kwestie okresu przechowywania z punktu widzenia ochrony danych z doradcą ds. ochrony danych osobowych.

Zazwyczaj obejmuje to także kopię dokumentu tożsamości, która jest jednocześnie szczególnie wrażliwym dokumentem. Kopia przechowywana jako PDF w skrzynce mailowej pracownicy to złe rozwiązanie, podobnie jak stos papierów obok drukarki. Lepiej wyznaczyć stałe miejsce przechowywania: w formie cyfrowej w zabezpieczonym folderze lub w formie papierowej w zamykanej szafie, do której dostęp mają tylko wyznaczone osoby. Przy kontakcie warto zanotować, kiedy upływa termin przechowywania. Pozwoli to później świadomie zdecydować, co można usunąć lub zniszczyć.

Kto zleca identyfikację zewnętrznemu usługodawcy, na przykład dostawcy usług weryfikacji tożsamości online, zgodnie z art. 18 ust. 2 AMLR nadal ponosi pełną odpowiedzialność. Umowa z usługodawcą powinna więc określać, gdzie przechowywane są dane i w jaki sposób w razie kontroli uzyskają Państwo dostęp do dokumentów.

Lista kontrolna na czas zmian

Do lipca 2027 r. powinny zostać załatwione następujące kwestie:

• dostosowanie formularzy dotyczących klientów i beneficjentów rzeczywistych do zasady 25 procent i odrębnego pytania o kontrolę
• określenie, na którym etapie procesu pośrednictwa odbywa się identyfikacja
• wyznaczenie osoby odpowiedzialnej w biurze, nawet jeśli pracują w nim tylko dwie osoby
• uregulowanie sposobu przechowywania kopii dokumentów tożsamości i uprawnień dostępu, zanotowanie terminu upływu okresu przechowywania
• uwzględnienie informacji o formie płatności w umowie rezerwacyjnej
• krótkie przeszkolenie zespołu, najlepiej na przykładzie prawdziwej, zanonimizowanej transakcji
• ustalenie osób kontaktowych we właściwym organie nadzoru i w stowarzyszeniu branżowym

Od czego zacząć w tym tygodniu

Weźcie Państwo ostatnią umowę sprzedaży, w której pośredniczyło biuro, i przeanalizujcie ją według nowych zasad. Kiedy przeprowadzilibyście weryfikację i czy wszystkie dokumenty znajdowały się w jednym miejscu? Jeśli kupującym była spółka, sprawdźcie dodatkowo, czy Wasza dokumentacja odzwierciedla beneficjentów rzeczywistych według nowego progu. Taka jedna analiza zwykle szybciej niż jakakolwiek nota informacyjna pokazuje, gdzie są luki. Otwarte kwestie warto następnie wyjaśnić z organem nadzoru lub stowarzyszeniem branżowym, a szczegółowe pytania prawne z prawnikiem.

Użytkownicy ImotDesk mogą zapisywać datę weryfikacji, rodzaj dokumentu i termin upływu okresu przechowywania w notatkach do kontaktu lub nieruchomości. Dzięki temu później łatwo ustalić, kto i kiedy został zweryfikowany.